5 кругов офисного ада: как спастись от хаоса и увеличить производительность труда

Бессмысленно отрицать очевидный факт, что чем эффективней работают сотрудники компании, тем успешней ее бизнес сам по себе. Приходилось ли вам сталкиваться с ситуацией, когда вы или ваши коллеги оказывались в плену аврала? А если да, то как часто? А, возможно, вам приходилось повторно выполнять работу или искать необходимые данные, будучи уверенным, что все это делалось ранее и даже ровно в том объеме, который вам нужен.

Если такие ситуации вам знакомы, то не удивляйтесь тому, что большинство компаний буквально живут в этом тихом хаосе. Исследования показывают, что от 10 до 20% своего рабочего времени сотрудники большинства компаний тратят на поиск информации или реализацию задач, которые уже были выполнены их коллегами ранее. Еще около 45% рабочего времени уходит на выполнение незапланированных дел. Нетрудно представить то нервное напряжение, в котором пребывает руководство и рядовые сотрудники каждый день и те негативные последствия для бизнеса, например, в виде задержек в выполнении заказов. Самое интересное, что весь этот отчасти «мартышкин труд» сполна оплачивается «из кармана» компании. Результат? Повышение себестоимости услуг, уменьшение прибыли или повышение цен, что заставляет снова и снова сходиться в борьбе с конкурентами.

Проблема не нова и каждый собственник бизнеса или руководитель организации борется с ней по-разному. В одной из книг компании “AtTask” эти проблемы названы «девятью кругами корпоративного ада», аналогично «Божественной комедии» Данте. Мы развили эту идею и предлагаем ознакомиться с универсальными подходами, которые могут быть использованы в компаниях независимо от их размера и сферы деятельности. Итак, первые 5 кругов ада и пути выхода из них.

Круг первый: пытка техническими средствами

Какие инструменты – такая и пытка. Обилие сложных, разнонаправленных компьютерных программ и веб-сервисов, которые сотрудники должны использовать для работы, часто приводит не к технологическому прорыву, а к хроническому замедлению работы, путанице и, как следствие, ошибкам. Примером тому многочисленные выгрузки и загрузки данных из программы в программу, процессы пересылок и согласований, сложные и от того «нечитабельные» отчеты и многое другое.

Выход:

  • До приобретения и внедрения выясните, упростится ли работа или станет сложнее. Сведите к минимуму использование сложных программных средств без острой на то необходимости.
  • Обязательно тестируйте разные варианты, ведь даже платные программные продукты обладают пробным периодом использования. В противном случае вы можете оказаться в плену у программистов, постоянно «вкачивая» средства в новые версии продуктов и их доработку.
  • Оцените требуемую для работы квалификацию сотрудника и время на обучение работе с продуктом – возможно «овчинка выделки не стоит» и только за счет выбора альтернативного продукта вам будет не нужен «гений» к примеру, в 1С. И наоборот.

Результат:

Экономия на приобретении ПО, уменьшение количества ошибок в работе.

Примечание:

На этом этапе вам понадобится помощь IT-специалиста, который должен будет связать ваши потребности и возможности с несколькими инструментами решения задачи. Как вариант, вы можете обратиться в  ай-ти компанию и попросить подобрать вам подходящий вариант. Приличные компании не берут деньги за подбор решения. Очень важно получить несколько вариантов.

Круг второй: Приходится делать одну и ту же работу по несколько раз

До 40% затрат на любой проект или задачу уходят «впустую» из-за необходимости снова и снова делать то, что было выполнено ранее.

Выход: Автоматизируйте все, что поддается автоматизации, обычно это типовые, рутинные операции. Например, заполнение договоров и прочих документов можно производить по специально настроенному шаблону Exel, доверить специальной программе или веб-сервису.

Результат:
Много высвободившегося времени для новых и реально важных задач, исключение человеческого фактора в ошибках.

Круг третий: Постоянное переключение с задачи на задачу

Сотрудников постоянно отрывают от выполнения основной задачи на менее важные вопросы. Психологи доказали, что переключение от задачи к задаче влечет необходимость заново собираться с мыслями, на что уходит до 2х часов рабочего времени в день.

Выход:

Вводите стандартные процедуры.
Используйте специальный портал, где можно будет контролировать рабочее время, ставить и следить за выполнением задач в соответствии с их приоритетами, отвечать на вопросы и обмениваться документами.

Результат:

Почти полный контроль над всей ситуацией в компании для руководства.  Для сотрудников — это хороший инструмент аккумуляции опыта и знаний, «швейцарский нож» в работе. Важные задачи больше не уходят на второй план.

Примечание:

Совсем не обязательно, что это потребует от вас больших вложений. Например, онлайн-портал «Битрикс24» имеет и бесплатный тариф. Возможно, вам потребуется внедрение «Битрикс 24» — 100% «подгонка» системы под ваши нужды, но это несомненно окупит себя.

Круг четвертый: Адское пекло чрезвычайных ситуаций

Как из-под земли возникают те, кто требует решить их вопрос немедленно и чем сильнее они оказывают давление, тем чаще и быстрее получают требуемое.

Выход:

Продумайте действия для решения вопроса в нормальном режиме. Определите какие роли занимают сотрудники, имеется ли график выполнения работ, какая ответственность у члена команды.
Чтобы сократить количество «чрезвычайных ситуаций» предусмотрите время на решение неожиданных вопросов. И главное – четко придерживайтесь схемы.

Результат:

Снижение уровня стресса, повышение уровня ответственности сотрудников, улучшение репутации компании.

Примечание:

Когда правила существуют, работать становится гораздо легче. Еще легче, когда существует четкая схема действий. Нет, схема «я начальник – ты дурак» тут не работает, возможно, как раз сотрудники предложат оригинальное решение возникающих вопросов.

Круг пятый: Унылая разобщенность

Никто понятия не имеет, чем занимается тот или иной коллега. Составляются и складируются документы, отчеты, планы, но сотрудники не в курсе для чего они нужны.

Выход:

Развитие сотрудничества – командного духа.
Применяйте инструменты групповой работы, которые позволят каждому члену команды представлять цели проекта и ход его выполнения. Около 84% работников положительно оценивают такие изменения.

Результат:

Улучшение качества выполнения задач на всех этапах.

Примечание:

По нашему мнению, лидером тут является веб-сервис «Битрикс 24», который в атмосфере схожей с социальной сетью позволяет добиться эффективной работы в понятной для пользователя среде общения. Но вы можете подыскать и другой инструмент.

Можно ли обойтись без этих «хитрых» систем устранения хаоса? Можно. Но в этом случае вы будете обречены на вечное «ручное управление», ведь принцип: «Хочешь что-то сделать хорошо – сделай это сам» разрушает саму идею бизнеса.
Настроить «Битрикс 24» под ваши бизнес-процессы, а также помочь в их построении и оптимизации поможет «Симплекс Лаб».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *